Bokföringsorder på flöde
Ibland behöver vi boka om kostnader med en bokföringsorder, t.ex. om det blivit fel i konteringen.
Vid upprättande av bokföringsorder är det viktigt att välja rätt period som den skall bokföras i, speciellt viktigt vid månads/årsbokslut då två perioder är öppna samtidigt. Gör du din BO i början av en månad är både föregående månad samt nuvarande månad valbara perioder.
Val av datum är ännu viktigare iom valutakursen styrs utifrån detta. Dvs om du gör en ombokning, måste ombokningen ske på samma datum som originalbokningen gjordes.
Du kan ha datum 1 mars 2024 även om bokningen sker 30 september 2024.
Vilken period du kan boka i avgörs av när i tiden du gör din uppföljning; gör du löpande uppföljningar i en månad och upptäcker en felkonterad kostnad kan du korrigera denna så länge perioden är öppen.
Om du uppmärksammar en felkonterad kostnad från en tidigare numera stängd period i Agresso får du välja den aktuella öppna perioden för din ombokning. Använd samma transaktionsdatum för den felaktiga posten som du vill boka om. Är det flera poster i föregående period du vill korrigera i samma BO får du boka om posterna per respektive transaktionsdatum.
GDPR - integritetsskydd
Skriv endast personens initialer i Textfältet (Description), i de övriga dokument som bifogas bokföringsordern kan hela namnet framgå.
Skillnaden är sökbarheten, den text som vi skriver i Descriptionfältet är sökbar, vilket inte kan göras med samma lätthet i bifogade dokument.
Miniordlista
AV Accounting Voucher = Bokföringsorder
GL General Ledger = Huvudbok. En transaktionslista som visar vad som registrerats i ekonomisystemet (Agresso).
SoD Scheme of Delegation = Delegationsordning
Registering av bokföringsorder som ska ut på flöde:
Registrering av bokföringsorder görs under Accounting-General ledger-registration of GL transactions.
För att registrera bokföringsorder som ska ut på flöde måste du först välja transaktionstyp. Om du själv vet kontering, och BO:n
"bara" ska ut på flöde för attest ska du välja TT=GD3. Vet du inte kontering, utan BO:n ska till distributör, välj TT=GD2.
Välj rätt månad (aktuell månad som förslag, OBS! man måste vid månadsskifte vara uppmärksam på vilken månad som gäller).
Detsamma gäller transaktionsdatum. Det är viktigt vilket datum du väljer (value date) då detta påverkar vilken växelkurs Agresso använder.
Ska korrekt kontering fyllas i av annan?
Välj i sådana fall konto 11200 och korrekt Costc (OBS! Endast om du valt TT=GD2. Annars MÅSTE korrekt kontering anges). Ange en utförlig kommentar om vad som förväntas av mottagaren av BO:n.
Bifoga dokument och klicka sedan på "Save" enligt instruktioner nedan.
Fyll i korrekt kontering. Vissa rutor försvinner eller tillkommer beroende på vilket konto som väljs, detta utifrån vilka konteringsregler som gäller.
Om du t.ex. ska kontera en hyreskostnad på konto 60000 så är counterpart (avtalsnummer) tvingande, medan counterpart inte är aktuellt för vanliga inköp som inte är kopplade till avtal.
Description är verifikationstext och är det som syns i huvudboken. Bör vara en förklarande text, och ska aldrig innehålla personuppgifter.
För ny rad, klicka bara i tom rad, eller på ikonen "add".
Har man många rader som ska ha samma text, är det enklast att skriva texten på en rad. När alla rader är skapade ställer du dig på raden med text och klickar på ikonen "Copy description". Om du står på en rad utan description när du kopierar kommer alla rader tömmas.
I exemplet nedan så bokar vi bort en kostnad som felaktigt bokförts som hotell, för att istället boka det på kontot för tågbiljetter
Den felaktiga raden som ska bokas bort har alltså ett negativt belopp (kredit), medan raden med den korrekta konteringen har ett positivt belopp (debet).
Principen är densamma oavsett om det är konto, projekt, sof eller något annat som ska ändras: boka bort det felaktiga och boka in det korrekta.
Man behöver även ladda upp ett underlag till transaktionen, till exempel den ursprungliga fakturan.
Klicka först på open documents:
Sedan på "Add a document", "upload" och leta reda på det dokument du vill bifoga. .
Klicka sedan på "save". Dokumentet är nu bifogat, och du kan stänga fönstret
När du är klar med verifikationen, klickar du på "Save".
