Det händer ibland att vi får fakturor efter deadline, medan tjänsten/produkten vi köpt redan levereras innan årsskiftet.

Då vill vi gärna bokföra kostnaden i det tidigare året där den hör hemma.

 

För att boka kostnaden i det föregående året så behöver man göra en bokföringsorder där man anger konteringen som ska belastas, och på motsatt sida tar man konto 21590 och det berörda kostnadsstället.

 

Exempel nedan, men då var det för årsskiftet 2024/2025:


Vi väntar en faktura på 70 000kr som kommer först i mitten av januari 2025, men den avser något som levererades i december 2024.

Då kan vi boka upp kostnaden i december mot den konteringen vi tänkt använda med en bokföringsorder.
 
 Detta görs under accounting  - registration of GL transactions:

 

Där får vi lite olika transaktionstyper att välja på, och även de öppna perioderna.
Det är transaktionstyp GD3 och perioden 202412 vi vill använda, eftersom det är i december:

 

Transaktionsdatum 31 december

 

Därefter matar vi in den konteringen som fakturan skulle ha fått i 2024 om den skulle ha kommit i december. I exemplet nedan är det en konsultkostnad på ekonomi:

 

 

Tryck på knappen add för att skapa en till rad. Där lägger vi konto 21590 och berört kostnadsställe:

 

När det är klart så behöver vi lägga in en bilaga under other documents (gemsymbolen i övre högra hörnet) som styrker att kostnaden hör till 2024. T.ex. en orderbekräftelse, avtal eller annat som specar att produkten/tjänsten levererats innan årsskiftet

 

 

 

Avsluta med att spara bokföringsordern genom att trycka på save, då får du ett transaktionsnummer:

 

Nu är bokföringsordern klar.

 

 

När fakturan väl kommer efter årsskiftet

 

När fakturan väl kommer efter årsskiftet så är det därför viktigt att vi inte konterar den med den vanliga kostnadskonteringen, för den har vi använt i bokföringsordern och då blir det ju dubbelt.

Eftersom kreditraden (minusposten) i bokföringsordern gick mot konto 21590 och kostnadsstället så är det den konteringen vi istället ska använda för fakturan.

 

Hänvisa även till bokföringsordern i fältet description.

 

 

 

Avsluta med att bocka i raden, trycka approve och save.